/조문통/2024년 11월 28일 북경 - 오늘날 빠르게 돌아가는 상업환경에서 기업문서관리의 중요성이 날로 두드러지고있다. 특히 물류업과 제조업 등 문건류통에 극히 높은 요구가 있는 업종에 있어서 문서의 정확성과 고효률은 업무의 순조로운 진행과 직결된다.그러나 전통적인 수동 문서 관리 방식은 대용량 파일을 대할 때 제대로 작동하지 않아 시간과 노력이 많이 들 뿐만 아니라 오류가 발생하기 쉽다.이러한 맥락에서"화커익-스캔 용이 (SmartScan)"라는 스마트 문서 관리 소프트웨어가 생겨났으며, 독특한 바코드 인식 명명, 컨텐트 서클 선택 명명 및 CSV 데이터 추출 기능으로 기업 문서 관리에 혁명적인 변화를 가져왔다.
최근, 취재원들은 화커익-스캔이 쉬운 소프트웨어를 응용한 여러 물류업과 제조업 기업을 방문하여 이 스마트 소프트웨어가 기업 문서 관리 효율을 향상시키는 방면에서 뚜렷한 성과를 직접 체험했다.
바코드 식별 명명: 아카이빙 프로세스를 단순화하고 효율성을 향상
물류업에서 출품증, 물류어음 등 문건이 산더미처럼 쌓여있고 매개 증빙서류의 1차원바코드는 모두 관건적인 정보를 담고있어 후속추적과 조회의 중요한 의거이다.그러나 기존의 아카이빙 방식은 바코드를 수동으로 식별하고 파일 이름을 수동으로 입력하여 비효율적이고 오류가 발생하기 쉬운 경우가 많습니다.화코익 - 스캔이 쉬운 소프트웨어는 이 문제를 완벽하게 해결했다.첨단 바코드 인식 기술을 통해 시스템은 파일의 바코드 정보를 자동으로 식별하고 사전 설정 규칙에 따라 수동 개입 없이 아카이브의 이름을 자동으로 지정할 수 있습니다.
"화커익-이스캔을 사용한 이후 우리의 출품서 아카이빙 작업은 전례없이 수월해졌다."한 대형 물류회사 책임자인 장 매니저는"과거에는 적어도 두 명의 직원이 출품서 정리와 아카이빙을 전담해야 했지만, 지금은 화커익-이스캔을 통해 이 작업을 거의 전자동으로 수행할 수 있어 인건비를 절약할 뿐만 아니라 업무 효율을 더욱 크게 향상시켰다."
특히 화코익-스캔 용이성은 자동으로 파일을 식별하는 첫 바코드에만 만족하지 않는다.내장된 Smart Capture 기능은 OCR 엔진을 사용하여 파일의 특정 영역에 대한 상자 선택 인식을 실현하고 사용자가 자신의 요구에 따라 파일 이름 지정 규칙을 설정할 수 있도록 지원합니다.이는 파일에 바코드가 여러 개 있거나 파일 이름으로 특정 정보를 추출해야 하는 경우에도 화코익-스캔이 쉬워 쉽게 대처할 수 있어 문서 관리를 개성화하고 정확하게 할 수 있다는 것을 의미한다.
콘텐츠 서클 선택 명명: 다양한 요구에 유연하게 대응
제조업에서도 각종 도면, 기술문서 등 문건은 마찬가지로 능률적으로 관리해야 한다.이러한 파일에는 복잡한 정보가 많이 포함되어 있어 일반적인 방식으로는 정확한 아카이빙이 어렵습니다.화코익-스캔하기 쉬운 컨텐츠 서클 선택 이름 지정 기능은 이러한 문제에 완벽한 해결책을 제공합니다.파일 이름으로 추출할 정보 영역을 소프트웨어 인터페이스 상자에서 선택하기만 하면 자동으로 아카이브를 식별하고 이름을 지정할 수 있습니다.
"화코익 - 스캔하기 쉬운 컨텐트 서클 이름 지정 기능은 우리 제조업에 있어서 정말 실용적입니다."한 기계 제조업체의 기술 책임자 이공은 다음과 같이 감개무량했다."우리는 종종 대량의 도면과 기술 문서를 처리해야 하는데, 이 문서의 정보는 종종 매우 복잡하다.이전에는 우리가 이 파일을 아카이브할 때 많은 시간을 들여 수동으로 파일 이름을 입력했는데, 지금은 간단한 상자만 선택하면 시스템이 자동으로 명명과 아카이브를 완성할 수 있어 우리의 부담을 크게 줄일 수 있다."
CSV 데이터 추출: 원활한 엔터프라이즈 시스템 도킹, 데이터 공유
바코드 인식 명명과 콘텐츠 서클 선택 명명 외에도 화코익-스캔이 쉬운 CSV 데이터 추출 기능도 추앙받는 핵심 특징 중 하나다.대량 파일을 스캔할 때 바코드, 날짜, 수량 등 파일의 핵심 정보를 자동으로 식별하고 추출하여 CSV 형식으로 내보낼 수 있습니다.이 기능은 사용자가 후속 데이터 분석과 처리를 용이하게 할 뿐만 아니라 기업의 전용 파일 스토리지 시스템이나 플랫폼을 원활하게 연결하여 데이터의 실시간 공유와 공동 작업을 실현할 수 있다.
"화코익-스캔이 쉬운 CSV 데이터 추출 기능은 우리 기업의 디지털 전환을 강력하게 지원한다.한 전자제품 제조업체의 정보부문 책임자인 왕 디렉터는 "이 기능을 통해 스캔한 파일 정보를 ERP 시스템으로 쉽게 가져올 수 있어 데이터의 자동화 처리와 실시간 업데이트를 실현해 기업의 운영 효율성과 의사결정 능력을 더욱 향상시켰다"고 말했다.
결어
디지털화 시대가 도래함에 따라 기업의 문서 관리는 점차 지능화, 자동화 방향으로 발전하고 있다.화커익-이스캔은 바코드 인식 명명, 내용권 선택 명명 및 CSV 데이터 추출 기능을 일체화한 스마트 문서 관리 소프트웨어로서 탁월한 성능과 광범위한 응용 장면으로 물류업과 제조업 등 업계에서 가장 선호하는 솔루션이 되고 있다.화커이-스캔 용이성을 통해 기업은 문서를 효율적으로 관리하고 신속하게 검색할 수 있을 뿐만 아니라 업무 프로세스의 최적화와 디지털 전환을 추진할 수 있다.우리는 미래의 나날에 화코익-이스캔이 계속 기업문서관리의 새로운 기풍을 선도하여 기업의 지속적인 발전에 강력한 동력을 주입할것이라고 믿을만한 리유가 있다.
