/朝聞通/2024年11月28日北京--現在急速に稼働しているビジネス環境の中で、企業文書管理の重要性はますます顕著になっており、特に物流業や製造業のような文書転送に極めて高い要求がある業界にとって、文書の正確性と効率性は業務の円滑な進行に直接関係している。しかし、従来の人工文書管理方式では、大量の文書に直面する際に力が及ばず、手間がかかるだけでなく、エラーも発生しやすい。このような背景の下で、「華科益-易走査（SmartScan）」というスマート文書管理ソフトウェアが誕生し、その独特なバーコード識別命名、コンテンツリング選択命名及びCSVデータ抽出機能により、企業文書管理に革命的な変化をもたらした。
最近、取材担当者は華科益-スキャンソフトウェアを応用した物流業と製造業の企業を複数訪問し、このスマートソフトウェアが企業の文書管理効率を向上させる上で顕著な効果を身をもって体験した。
バーコード識別命名：アーカイブプロセスを簡略化し、効率を向上
物流業では、出庫伝票、物流伝票などの書類が山積みになっており、各伝票上の1次元バーコードには重要な情報が記載されており、後続追跡と照会の重要な根拠となっている。しかし、従来のアーカイブ方法では、バーコードを手動で識別し、ファイル名を手動で入力することに依存することが多く、非効率でエラーが発生しやすい。華科益-易スキャンソフトウェアはこの問題を完璧に解決した。その先進的なバーコード識別技術により、システムはファイル中のバーコード情報を自動的に識別し、プリセット規則に基づいて自動的にアーカイブに名前を付け、手動で介入する必要はありません。
「華科益-易走査を使用してから、私たちの出荷書のアーカイブ作業はかつてないほど楽になりました」とある大手物流会社の責任者である張経理は述べた。「過去には、少なくとも2人の従業員が出荷書の整理とアーカイブを専門に担当していたが、今では、華科益-易走査を利用して、この作業はほぼ全自動で完了でき、人件費を節約するだけでなく、作業効率を大幅に向上させている」
注目すべきは、華科益-スキャンしやすいのは、自動認識ファイルの最初のバーコードだけではありません。内蔵されたSmart Capture機能は、OCRエンジンを使用して、ファイルの特定の領域のボックス選択識別を実現し、ユーザーが自分のニーズに応じてファイル命名規則を設定することをサポートします。これは、ファイルに複数のバーコードが存在したり、ファイル名として特定の情報を抽出する必要があったりしても、華科益-スキャンしやすいため、ドキュメント管理の個性化と正確化を実現することを意味しています。
コンテンツ・サークル・ネーミング：多様なニーズに柔軟に対応
製造業においても、各種図面、技術文書などの文書は同様に効率的に管理する必要がある。これらのファイルには多くの複雑な情報が含まれており、従来の方法では正確にアーカイブすることができませんでした。一方、華科益-スキャンしやすいコンテンツリングの命名機能は、このような問題に完璧な解決策を提供している。ファイル名として抽出する必要がある情報領域をソフトウェアインタフェース上のボックスで選択するだけで、システムはアーカイブを自動的に識別し、名前を付けることができます。
「華科益-スキャンしやすいコンテンツリングの命名機能は私たちの製造業にとって非常に実用的です」とある機械製造企業の技術責任者の李工氏は感慨深げに語った。「私たちは常に大量の図面と技術文書を処理する必要があり、これらの文書上の情報は非常に複雑であることが多い。以前は、これらの文書を保存するのに多くの時間を費やして手動でファイル名を入力していたが、今では簡単な枠で選択するだけで、システムは自動的に命名と保存を完了し、私たちの仕事の負担を大幅に軽減することができる」
CSVデータ抽出：企業システムとシームレスに連携し、データ共有を実現する
バーコード識別命名とコンテンツリング選択命名のほか、華科益-走査しやすいCSVデータ抽出機能も評価されている核心的な特徴の一つである。一括ファイルスキャン時には、バーコード、日付、数量などのファイル内の重要な情報を自動的に識別して抽出し、CSV形式でエクスポートすることができます。この機能はユーザーが後続のデータ分析と処理を容易にするだけでなく、企業の専属ファイルストレージシステムやプラットフォームとシームレスに接続し、データのリアルタイム共有と共同作業を実現することができる。
「華科益-スキャンしやすいCSVデータ抽出機能は、当社の企業のデジタル化のモデルチェンジに有力なサポートを提供している。ある電子製品製造企業の情報部門責任者である王総監は、「この機能により、スキャンして得られたファイル情報を簡単にERPシステムに導入することができ、データの自動処理とリアルタイム更新を実現し、企業の運営効率と意思決定能力をさらに向上させた」と述べた。
おわりに
デジタル化時代の到来に伴い、企業文書管理は徐々にスマート化、自動化の方向に発展している。華科益-易走査はバーコード識別命名、内容圏選択命名及びCSVデータ抽出機能を一体化したインテリジェント文書管理ソフトウェアとして、その卓越した性能と広範な応用シーンで、物流業と製造業などの業界の第一選択ソリューションになりつつある。華科益-易スキャンを通じて、企業は文書の効率的な管理と迅速な検索を実現することができるだけでなく、ビジネスプロセスの最適化とデジタル化の転換を推進することができる。将来的には、華科益-易スキャンが企業文書管理の新しい気風をリードし続け、企業の持続的な発展に強力な原動力を注入すると信じている理由がある。
